L’implémentation de progiciel comme un trek en haute montagne

Article rédigé par Philippe Recouvreur – Manager – Périclès Consulting

L’acquisition d’un nouveau progiciel Métier est l’aboutissement d’une longue réflexion : étude d’opportunité, étude de faisabilité, RFP, dossier de choix.

Une fois la solution choisie, il est courant de constater un emballement de la mise en œuvre. Il faut aller vite et mettre en production un premier lot fonctionnel pour démontrer les premiers résultats de l’équipe projet. Et là, commencent souvent les problèmes !

Un projet de changement important de progiciel s’apparente à un trek en haute montagne. Ceux qui ne préparent pas suffisamment leur ascension (entrainement, achat et test des équipements, préparation mentale, choix du guide…) augmentent considérablement leurs risques de ne jamais atteindre le sommet …

La phase de cadrage qui devrait prévaloir avant tout démarrage d’implémentation est critique. Toute erreur durant cette étape sur les objectifs, les livrables ou les moyens mis en œuvre aura des conséquences lourdes.

Le cadrage d’un projet d’implémentation de progiciel consiste très souvent à décrire précisément l’existant et à le transposer avec le nouvel outil. Cependant, pourquoi une entreprise dépenserait-elle des millions d’euros et beaucoup d’énergie pour faire au final la même chose qu’aujourd’hui ? Au lieu de repenser les process opérationnels en tenant compte des nouvelles possibilités et contraintes du progiciel à implémenter, les équipes projets se retrouvent à tordre le progiciel pour le rendre compatible avec les anciens process. C’est le dilemme « Adopt » vs « Adapt ». La principale raison de ce manque d’innovation est le manque de temps laissé par les directions à l’équipe projet pour mener sa réflexion avec les métiers dans la recherche de solutions adaptées et efficaces.

Le cadrage d’un projet d’implémentation de progiciel est aussi une étape importante de la conduite du changement en impliquant tous les métiers concernés, en les faisant réfléchir à ce que sera leur quotidien avec le nouveau progiciel. Les métiers ne s’intéressent pas aux problématiques techniques d’interfaces entre les outils, de modélisation UML, d’algorithmie ou de base de données. Les équipes projet doivent raisonner en termes d’expérience utilisateur dès le cadrage du projet. Le prototypage est un excellent moyen pour faciliter la projection des utilisateurs.

Le cadrage d’un projet d’implémentation de progiciel est enfin l’étape où devraient être définis précisément les attendus d’un point de vue Business, attendus qui servent ensuite de fil rouge à l’équipe projet durant la phase d’implémentation.

Des méthodes peuvent structurer la phase de cadrage pour garantir que l’innovation, l’expérience utilisateur et le besoin business seront bien au centre du projet :

• Le Design Thinking qui s’inspire de la technique et des instruments utilisés par les designers : ce processus créatif, impliquant les utilisateurs, commence par formuler une problématique dont la solution n’est pas connue pour arriver à la maturation d’une idée créative et originale qui répond parfaitement au besoin identifié. Cette méthode s’adapte parfaitement au cadrage de projets informatiques.
• Le Design for Lean Six Sigma est une autre démarche de conception de nouveaux produits ou services, visant à obtenir une qualité similaire à celle obtenue par l’approche Six Sigma. Elle est utilisée pour des améliorations de biens ou de process déjà existants. La VOC (Voix du Client) ou VOB (Voix du Business) détermine le niveau de qualité et de capacité du process à atteindre. Le niveau est ensuite décliné à chaque étape de l’implémentation.

Ces méthodes ont un point commun, elles mettent l’utilisateur final en centre de la démarche de création. Bien entendu, il ne s’agit pas de faire une surenchère méthodologique en phase de cadrage.

Ces différentes méthodes de gestion de projet de type Bottom-up montrent régulièrement leur efficacité. Elles n’ont qu’un impératif : ne pas contraindre drastiquement la charge et la durée du cadrage. C’est la condition sine qua none pour atteindre les meilleurs objectifs au meilleur coût global.